Spelregels en openheid
Tijdens workshops over de nieuwe mogelijkheden van interne communicatie bleek dat de ontwikkelingen in techniek snel gaan, maar dat de ideeën over interne communicatie bij management en communicatiemanagers vaak nog dezelfde is als een jaar of tien geleden. Is dat erg? Of bieden de nieuwe media ook de kans om op een andere manier na te denken over interne communicatie?
Met de nieuwe media zijn natuurlijk ook nieuwe gebruikers van media verschenen Er is een soort scheiding in mediageneraties aan het ontstaan. In het verleden werd al gesproken over de splitsing tussen gebruikers en niet-gebruikers. Maar naast het wel of niet gebruiken zie je ook een verschuiving in de regels die bij gebruik worden gehanteerd. Dat jongere medewerkers gewend zijn om gebruik te maken van verschillende bronnen naast elkaar is al eerder besproken. Dat men privé MSN gebruikt om contact te houden met vrienden en bekenden (en hier ook nieuwe bekenden mee zoekt) heeft ook invloed op het werk. MSN, of de neutrale benaming Instand Messaging (IM) staat ook op het werk aan om contact te houden met collega’s en bekenden. Het verschil tussen privé en werk wordt steeds kleiner. Een interessant effect van de opkomst van MSN is het gebruik van pseudoniemen. Het is gebruikelijk om op het net contact te hebben met andere personen onder een nickname (even los van het feit dat onder die pseudoniem ook de persoonlijke gegevens wat worden gepimpt). Door het pseudoniem voelen mensen zich veel vrijer om te zeggen wat men vindt. Frequent gebruikers van MSN vinden het dan ook geen punt dat discussies op intranet ook onder pseudoniem of anoniem worden gevoerd. “Jullie willen toch meer discussie en dialoog?, die krijg je veel eerder als je de pseudoniemen ook toelaat op het werk!”.
Een andere factor is de behoefte vanuit de stafafdeling communicatie alles te willen beheersen. In veel afdelingen communicatie geldt de regel: “Er gaat niets de deur uit van de organisatie als wij dat als afdeling niet hebben gezien”. Dergelijke afdelingen voelen zich niet alleen verantwoordelijk voor de persberichten, brochures en toespraken, maar ook voor de kwaliteit van de correspondentie. Hoewel bewerkelijk was deze lijn bij voldoende menskracht en discipline in de organisatie redelijk te hanteren. Met de nieuwe media is dat niet meer het geval. Met MSN, maar zeker bij persoonlijke blogs van medewerkers is de informatie niet meer beheersbaar. Als de wens tot beheersen tot gevolg heeft dat deze nieuwe ontwikkelingen bij voorbaat worden geremd is dat een gemiste kans, en het ontkennen van een ontwikkeling.
Alles maar toelaten dan? Lijkt me het andere uiterste. Ik heb al eerder stilgestaan bij de gevolgen van de Sarbanes-Oxley regels (SOX). In praktijk betekent dit dat men intern minder open kan zijn over beleidsvoornemens dan voorheen. Openheid en transparantie zijn minder goed mogelijk dan voorheen. Dus ook aan werkgeverszijde worden oude IC-waarden bijgesteld. Zinnig lijkt het me om de discussie weer te voeren welke uitgangspunten er in de organisatie gelden bij interne communicatie.
Huib Koeleman
